Minden vállalkozás életében eljön a pillanat, amikor összesíteniük kell, hogy melyik partnerük milyen szerződéses kedvezményre, bónuszra jogosult. Ennek számszerűsítését jellemzően év elején ejtik meg a vállalkozások. Viszont a visszamenőleges kedvezmény biztosításának formáját mind a legfrissebb adminisztrációs teher, mind a ráfordítás szempontjából mérlegelni kell.
Több cég esetében is előfordul, hogy egy-egy partner részére több számlát is kiállít, évzáráskor pedig szembesül a módosítandó számlák nagy mennyiségétől. Ilyenkor megteszik azt, hogy nem számlázott engedményként kezelik azokat a visszatérítéseket, amelyek az előző évi megrendelések után járnak. A megfizetett adót mindez nem csökkenti, inkább „többlet” áfafizetéssel jár, és magasabb adókötelezettséghez.
Adminisztratív szempontból azonban ez tűnik a legegyszerűbb megoldásnak, hiszen csupán egy számviteli bizonylat kell hozzá, mint például egy egyenlegközlő levél, amiből kiderül, hogy a cég partnere milyen összegű kedvezményre jogosult. Az adóügyi kezelésre nincs hatással az, hogy hogyan rendezik pénzügyileg a kedvezmény összegét, vagyis, hogy például tényleg megtörtént a visszautalás, vagy beszámítás is lehetséges, vagy az összeget a főkönyvekben egyéb ráfordításként tartják nyilván, vagy a fizetendő áfa alapja nem csökken utólagosan.
Ha a vállalkozás ezt az opciót választja, akkor nem árt szem előtt tartania, hogyha ezeket a kedvezményeket nem árbevétel-csökkentő tételként számoljuk el, azaz nem számlázott engedményként, akkor magasabb marad a hagyományosan árbevétel-alapú adók alapja is. Ilyen többek között az innovációs járulék vagy az iparűzési adó. De ha például a hirdetési szektorra gondolunk, akkor ez alapján kell kalkulálni az éves reklámadó összegét is.
Kézenfekvő megoldásnak tűnik a kapcsolódó közterhek csökkentésére az eredetileg kiállított számlák utólag történő módosítása egy úgynevezett helyesbítő számlával, vagy, ahogy hivatalosan hívják számlával egy tekintet alá eső okirattal. Az áfatörvény néhány esetben lehetőséget ad arra, hogy az adóalapot utólag módosítsuk, ilyen például a mennyiségre (forgalomra) adott árengedmény.
Előfordulhat olyan, hogy minden számlából 10% kedvezményt kell biztosítanunk a megállapodás alapján, a kedvezményről minden számlához kibocsátunk egy helyesbítő számlát. Ha a számlabefogadó rendelkezésére állnak a helyesbítő számlák, akkor a fizetendő adónk csökkenthető a kedvezmények összegének áfatartalmával. Az utólagos adóalap-csökkentésnek van kötelező alapfeltétele is, ilyen a számlamódosítás, vagyis ez azt jelenti, hogy minden eredeti számlához ki kell állítanunk egy helyesbítő számlát, amiben hivatkozni szükséges az eredeti számlára, továbbá a biztosított kedvezményt is fel kell tüntetni rajta.
Érdemes átgondolni a csoportos számlahelyesbítés lehetőségét is, vagyis, hogy az év során egy partner részére kiállított számlákat egyetlen bizonylattal módosítsák. Itt az eredeti számlák sorszámát fel kell tüntetni, azt, hogy a számla melyik részét, adatát érinti a változás, illetve az „árengedmény” megnevezést és annak összegét is.
A kedvezményt nyújtó cég így egy darab sok tételes bizonylatot állít ki, ehhez azonban feltétlenül szükséges egy olyan számlázási rendszer, vagy számlázó program, ami képes kiállítani ilyen dokumentumot. A dokumentumon rajta kell lennie az eredeti számla sorszámának, annak, hogy az eredeti számlán mit módosítottak, az „árengedmény” megnevezést illetve annak összegét.
Néhány esetben az időszaki elszámolás bevezetésén is érdemes elgondolkozni, ezzel csökkenthetővé válik az eredetileg kibocsátott számlák száma, tovább egyszerűbb lesz az év végi korrekció is. Az adóhatóság is támogatja ezt a gyakorlatot. Negatív irányú számlahelyesbítés esetén ezután is elég és elfogadott lesz az utolsó időszakról kiállított számla módosítása, valamint, ha az utolsó időszakban számlázott összeg nem fedezi a módosítás összegét, akkor a megelőző időszakokról kiállított számlák helyesbítése. A korrekció így megoldható egyetlen bizonylattal, vagy kisszámú bizonylatok módosításával.