Hogyan lesz a munkatársak elkülönülő, személyes tudásából, az általuk birtokolt információ darabkákból közös, szervezeti tudás? Mi az a kkv-k által kevéssé használt fejlesztő- és tudásbővítő megoldás, amelyet a nagyobb cégek már jó ideje előszeretettel és sikerrel alkalmaznak? Hogyan lesznek elkötelezettebbek és hatékonyabb probléma megoldók a munkatársaink? A válasz mind három kérdésre ugyanaz: inspiráló workshopok és professzionálisan facilitált megbeszélési folyamatok segítségével.
Megfelelő arányban érik-e el kitűzött céljukat a megbeszéléseink? Elégedettek vagyun az eredményükkel és hatékonyságukkal, fókuszáltságukkal? A tárgyszerűségükkel és időkezelésükkel? Sok munkahelyen az értekezlet fogalma még mindig a végeláthatatlan és hiába való szócséplés szinonimája. Sok munkamegbeszélést tekintenek a kelleténél többen időpocséklásnak, olyasminek, aminek nem sok gyakorlati haszna van.
És valóban, sokszor már az előtt kudarcra van ítélve az összejövetel, mielőtt még elkezdődött volna. Ha a résztvevők nem ismerik és/vagy nem használják azokat a nem túl bonyolult elveket, folyamatsegítő eljárásokat és technikákat, melyek szilárd alapot biztosítanak egy megbeszélésnek és garantálják annak eredményességét, hiába várunk érdemi előrelépést pusztán attól, hogy mindenki mondja a magáét.
Többek között ezek miatt is egyre inkább elérkezettnek látszik az idő arra, hogy a kis- és középvállalati szektor vezetői is közelebbről megismerkedjenek a facilitáció (folyamatsegítés) lehetőségével és gyakorlati eszközeivel. A facilitáció olyan koordinátori tevékenység, amely megkönnyíti a feladat végrehajtást mások számára.
Tanácsadók, fejlesztő szakemberek véleménye szerint arra is megérett az idő, hogy a workshop ismerősen csengő, de talán nem teljesen egyértelmű fogalmát tisztábban lássák a kis,- és közepes méretű vállalkozások vezetői. Tisztábban lássák, kipróbálják és alkalmazzák is rendszeresen a cégen belüli folyamatok gördülékenyebbé tétele érdekében.
Ahány ház, annyi workshop
Két értelemben is igaz a fenti állítás, hogy ahány ház, annyi workshop. Egyrészt, nagyon sokféle, változatos témában tarthatunk műhelymunkát. És az is igaz, hogy elég könnyedén használjuk a fogalmat, jószerével mindenki azt ért rajta, amit akar. Körülbelül így, „Csináljunk egy workshopot, nem leszünk olyan sokan, ne nevezzük előadásnak vagy tréningnek, mondjuk, legyen workshop.” Próbáljuk meg egy kicsit körüljárni a fogalmat! Mit is jelent igazán ez a módszer?
Fogalmazhatnánk úgy, hogy a workshop egy meghatározott célra irányuló, jól strukturált folyamat, amit a benne résztvevők szabad és kreatív gondolkodása, gondolatcseréje és együttműködése tölt meg tartalommal és tölt fel energiával. Az a definíció is megállja a helyét, hogy a workshop az egymástól való kölcsönös tanulás, a tudás megosztás és a közösségi, szervezeti tudás létrehozásának a színtere, ahol egységes egésszé gyúrjuk mindazt az információt és tudást, amelynek egyénenként birtokában vagyunk és egy magasabb szintre emeljük azt. Azzal a céllal tesszük mind ezt, hogy elinduljunk valami új megvalósításának útján; eljussunk előbb gondolatban, majd valóságosan is, A-ból B-be.
Egy jól kitalált és jól facilitált műhelymunka (így fordíthatnánk magyarra a workshop kifejezést) többnyire tartalmazza az alábbi összetevőket.
Cél. A munka mindig egy pontosan megfogalmazott cél elérésére irányul.
Érdekeltek. Fontos kívánalom, hogy mind azok jelen legyenek, akiknek a cél elérése szempontjából releváns információi vannak az adott témáról.
Facilitátor. Jó, ha jelen van egy minden résztvevő által elfogadható felkészült szakember, aki semleges, elfogulatlan pozíciójából adódóan támogatni tudja a folyamatot és a résztvevőket a várt válaszok megszületésében.
Vizuális elemek és eszközök.
Milyen témákkal dolgozhatunk workshopokon?
„A workshop témája bármi lehet, amiben aktuálisan előre szeretne lépni az ott jelenlévő résztvevői kör. Például: Találjuk ki, jövőre milyen témákra helyezzük a hangsúlyt? Vagy: Hogyan terítsük az információt egy adott téma kapcsán? Leggyakrabban persze egy problémára keresünk megoldást. A téma mindig valami az ott lévők életében jelentőséggel bíró dolog – mondja Szabó Tamara a Legacy Kft. trénere.
Szinte bármi szóba jöhet workshop témaként. Csak néhány példa.
Adott téma feldolgozása, mélyítése, szintetizálása.
Előadások, képzések, tréning után, feldolgozni az elhangzottakat. Hogyan szabható ez ránk? Mitől lesz ez előnyös számunkra?
Üzleti környezetben, ha valami felé el szeretnék mozdulni, ki szeretnénk mozdítani elakadásból, holtpontról egy folyamatban lévő projektet, tartsunk egy rövid, akár csak fél napos műhelymunkát.
Egy új munkamódszer, új szemlélet, új koncepció bevezetése esetén szintén előre lendíthetjük általa a dolgokat.
Bármi, ami változás (change) management téma. Akár azért, hogy ventiláljuk ki a változáshoz kapcsolódó érzelmeket,
Akár azért, hogy megnézzük, hogyan tudjuk véghezvinni a változást.
Útkeresés esetén. Adott egy üzleti probléma, szedjük össze, hogy kinél milyen kapcsolódó információk vannak, és azokból nézzük meg milyen megoldási opciók állnak rendelkezésünkre.
Vízióalkotás, stratégia-alkotás.
Vagy rögtön ezután, a magas szintű tervek lebontása konkrét akciókra.
Különböző (akár nem együttműködő) csapatok/partnerek közelebb hozása, egymás megértése, együttműködési elvek kialakítása.
A sor, mondhatni a végtelenségig folytatható, bárhol alkalmazhatjuk a workshop módszert, ahol ki akarjuk használni a kollégákban rejlő tudást és kreativitást.
Workshoppal dolgozunk, ha nagyobb, magasabb szintű munkatársi elköteleződésre van szükség és akkor is, ha a bevonódottságot és felelősségvállalást akarjuk erősíteni.”
Extrák és bónuszok a szervezet működésében
A fent említett témákban tehát rövid idő – fél nap, egy vagy két nap alatt – látványos előrelépéseket érhetünk el úgy, hogy pusztán saját erőforrásainkra alapozunk, és arra támaszkodunk. Új inspirációt, friss energiát pumpálhatunk a rendszerbe. Megtervezzük az előrehaladást egy adott helyzetből (A), egy kívánt állapotba (B).
Mindezen célok elérése mellet azonban vannak a módszernek extra hozadékai is. Egy hatékony workshop során a résztvevők egymásra figyelve, aktívan, bevonódva működnek együtt, elköteleződve a téma iránt, ami igen jelentős előrelépést jelent sok esetben a hétköznapi gyakorlattal szemben. Nyíltan fogalmazzák meg véleményüket, kommunikációjukat az együttműködés és egymásra figyelés jellemzi. Mindenki egyenlő esélyt kap gondolatai kifejtésére. A véleménykülönbségeket lehetőségként, lehetséges opciókként kezelik, a felmerülő kérdéseket konszenzusos formában oldják meg.
Azt gondolom, nem szükséges sokáig ragozni, hogy mindez igen pozitív hatással van a cégkultúra egészére, alkalmazható mintaként áll a résztvevők előtt a későbbiekre nézve is. A véleménykülönbségek kezeléséről, a konfliktusokról és azok feloldásának módjairól is sokat tanulhatunk egy ilyen alkalom során.
A tréningeken új készségeket sajátíthatunk el, míg a workshopokon:
Erősítjük egymás elfogadásának kultúráját és a felelősségvállalás szokását a cégben. Növeljük a résztvevők közötti összhangot.
Teret biztosítunk az egymástól való tanulásnak, a tudásmegosztásnak, tudásbővítésnek. Bővítjük a szervezet egészének kompetenciáit, hatóerejét.
Megtapasztalhatjuk a felhatalmazásban és felelősség megosztásban rejlő jelentős motivációt és felhajtóerőt.
A workshopokon való sikeres együttműködés és közös részvétel közelebb hozza egymáshoz a munkatársakat. A pozitív tapasztalat erősíti az egymásba vetett bizalmat, jó táptalaja a későbbi őszintébb légkörnek.
Mind a vezetők, mind a kollégák személyes élményt szerezhetnek arról, hogy van működő alternatívája az egyszemélyi vezetésnek és döntéseknek. A csoport együttes munkája során a sokféle egyéni tudás és munkatapasztalat alkalmat kap arra, hogy nyílt eszmecsere során közös bölcsességgé, szervezeti tudássá álljon össze.
Ez elengedhetetlen feltétele egy érett cég megszületésének, ahol a rendszerek és folyamatok kiforrottsága a minőségi munka garanciája, nem az első számú vezető személye és személyes jelenléte.
Forrás: P&P/kkv_cegblog
Héjja Csaba
tréner, coach