A jelenlegi és az elkövetkezendő időszak az ajándékok vásárlásáról szól, amellett, hogy eljussanak a megfelelő helyre és megérkezzenek a termékekről szóló reklamációk. A postahivatalok időben, már októberben jelezték, hogy célszerű minél előbb beszerezni az ajándékokat és időben feladni őket, hogy az ünnepekre biztosan a címzetthez kerüljenek. A kereskedők számára azonban nagy gondot okoz a felkészülés, hiszen az igények egyre jobban növekednek.
A magyar kereskedelem forgalmának jelentős része (40-60%) a karácsonyi időszakban jön létre. A kereskedelmen belül a legélénkebb terület a csomagküldő és az internetes kereskedelem. Amellett, hogy a cégek jelentős bevételhez jutnak, egy hatalmas terhet is kapnak, hiszen a megugró rendelésmennyiséget ki is kell szolgálni, a készletekről folyamatosan gondoskodni kell, a termékeket időben ki kell szállítani, a reklamációkat pedig mindenképp kezelni szükséges. Mind az online, mind a hagyományos kereskedők túlórákat vállalnak, és ideiglenes munkaerőt alkalmaznak az év végi leterheltségre vonatkozóan.
Fontos lenne, hogy egy jól felkészült kereskedő mögött egy olyan rendszer álljon, ami az ismétlődő folyamatokat automatizálja, beiktatja a határidőket, a „riasztókat”, a felelősöket és a jogköröket a beépített funkciók révén. Ha van egy praktikus folyamatkezelő rendszerünk, akkor nem kell számolni elveszett megrendelőkkel, plusz bér- és egyéb költségekkel. Fontos, hogy a panaszokat hatékonyan kezeljük, így a hírnév is erősíthető lenne.
Szederkényi Zsolt, az xFLOWer cégcsoport tulajdonos-ügyvezetője ismertette a felmérésük eredményét, miszerint a vevőkör 15-20%-a veszíthetők át, miután nem tudnak eléggé odafigyelni a vásárlókra. A karácsonyi időszak után nagyjából február közepéig számíthatnak a kereskedők csere és garanciális igényekre, illetve minőségi kifogásokra. A panaszkezelés, csere precíz, határidőt és legalább 4-6 ember munkáját igényli, illetve legalább 10-15 dokumentum kezelésére van szükség. Ilyen dokumentum a garanciajegy, a szállítási dokumentáció, a szerviz jegyzőkönyvek, illetve a szerződések.
A szakértő szerint egy megfelelő workflow rendszerre van szükség ahhoz, hogy a panaszkezelés gyorsan és pontosan történjen. A feladatok egy része automatizálhatók, ilyen többek között a személyesen, telefonon, vagy online érkezett igények tipizálása, rögzítése, az automatikus jegyzőkönyvezés, a megoldás lefuttatása, felelőshöz rendezése, határidőzés illetve utókövetés.